各学院（系、部、所）及研究生：
为进一步推进研究生教育信息化管理，建立健全研究生培养信息档案，研究生院于2019年9月10日在上外信息平台及研究生院官网发布了《上海外国语大学关于研究生每季度定期提交科研成果、国际交流材料的通知》，要求研究生需全年分四次、每季度定期将新增的科研成果及国际交流经历填报至研究生管理系统，并于规定时间内提交纸质材料至各学院（系、部、所），进行集中审核。
研究生通过学校研究生管理系统上传各类科研成果、国际交流材料，建立个人学习成果数字档案，便于申请国家奖学金、学业奖学金、优秀科研成果奖励等各项奖助时，能及时按学校要求呈现学习成果，也便于在个人就业、学习深造等活动时，随时查阅、获取历史资料。
各单位通过学校研究生管理系统收集研究生学习成果信息，建立健全研究生培养信息档案，为进一步分析、评估、提升本单位研究生培养质量提供第一手数据支撑，从而有效推动本单位研究生教育工作。
为严格落实学校关于疫情防控工作的相关部署，2020年第二季度对研究生提交各类国际交流材料的相关要求通知如下：
一、提交人员
除2019级以外的所有在读博士、硕士研究生（含留学生、2020届春季和夏季应届毕业研究生）。2020届毕业研究生请务必于本次填写完整。
二、提交范围
自上个季度提交后新增的或迄今尚未在学校研究生管理系统（旧）中提交的，研究生已经经历的国际交流，均属于本次提交范围。
三、提交时间
研究生在网上系统填报及提交证明材料的时间：7月5日前
院系集中审核时间：7月17日前
四、提交方式
研究生通过登录学校研究生管理系统（旧），选择培养管理模块，分别在相应的“国际学术交流”界面，按照研究生管理系统首页右侧“指南信息”中的《研究生科研成果登记指南与国际交流登记指南》填写要求完成网上系统填报。
在线教学阶段，研究生在网上系统填报的国际交流信息的证明材料以电子版形式在系统填报时作为附件上传，非应届毕业研究生的纸质材料原件及复印件待在线教学阶段结束返校后补交（应届毕业研究生的纸质材料无需提交），经学院（系、部、所）审核后交还原件，复印件供学院（系、部、所）留档。具体要求如下：
国际交流证明材料：将可资证明的材料进行扫描，编目整合成一个PDF，封面右上角注明学号、姓名、联系方式，文件名命名为“学号+姓名+国际交流证明材料”。纸质材料将以上材料编目装订成册后报送至学院（系、部、所），具体要求如下：
（1）境外会议参会项目：邀请信、会议手册、论文的会议录用证明（如有）、护照出入境记录
（2）国家留学基金委资助项目：邀请函/录取通知书、《国家留学基金资助
出国留学资格证书》、结业/毕业证书等学习证明（或留学单位出具的学习证明）、成绩单、《留学回国人员证明》（如有）、护照出入境记录
（3）孔子学院汉语教师志愿者项目：邀请函、孔子学院总部派遣函、《汉语教师志愿者荣誉证书》、护照出入境记录
（4）其他项目：邀请函/录取通知书、结业/毕业证书等学习证明（或留学单位出具的学习证明）、成绩单、护照出入境记录
五、院系审核
在线教学阶段，请各学院（系、部、所）根据研究生在网上系统作为附件上传的电子版国际交流证明材料，于规定时间内对网上系统填报的相关信息进行仔细审核，确保审核结果准确无误。
六、联系方式
（一）凡研究生提交材料过程中有任何问题，请联系所属院系负责研究生国际交流工作的外事秘书老师，具体联系方式请查看研究生院官网：http://graduate.shisu.edu.cn办事指南/办事流程/【通讯录】院系研究生国际交流分管领导及外事秘书通讯录
（二）凡学院（系、部、所）审核材料等过程中有任何问题，各院系研究生外事秘书可咨询研究生院培养与国际化办公室，联系方式如下：
联 系 人：黄婷 姜春花
电子邮箱：yanbupeiyangban@126.com
研究生院培养与国际化办公室
2020年6月28日