上海外国语大学研究生国际学术会议参会资助暂行实施办法
上外办〔2012〕50号
第一章 总则
第一条 为推进我校研究生教育的国际化进程，进一步提高研究生培养质量，学校设立“研究生国际学术会议参会资助项目”，资助研究生积极参与国内外高水平国际学术交流活动，拓展国际视野，提高科学研究水平。为规范资助项目的管理，特制定本实施办法。
第二章 资助对象及基本要求
第二条 资助对象。本校正式注册的全日制在读研究生（含定向和委培生），政治素质过硬、无重大违纪违法行为、科研能力较强、外语过关、沟通能力良好。
第三条 基本要求。申请者需满足以下要求：
（一）原则上须以第一作者身份向会议主办方提交参会论文，并以上海外国语大学为第一署名单位。
（二）参会资助每学期进行一次，原则上每一位研究生每学年只能申请一次该项资助。对依托重点学科或重大研究课题的学术成果论文申请者可适当倾斜。
（三）国际学术会议应为各学科点认定的本学科领域高水平的重要学术会议，原则上是国际权威学术团体直接组织召开、出版正式会议论文集并由国际知名索引机构检索、水平较高、组织成熟、定期召开的序列国际学术会议。
（四）参加的国际学术会议主题应与申请者所学专业领域紧密相关，且参加的国际学术会议会期应在完成学位论文答辩之前。
（五）研究生参加国际学术会议的时间一般在两周以内。
（六）同期内申请国（境）外访学资助的不得再申请国际学术会议参会资助。
第三章 资助范围及资助额度
第四条 资助范围。本项目资助的范围具体包括：
（一）国际学术会议的一次往返旅费；
（二）会议注册费；
（三）签证相关费用；
（四）住宿费。
第五条 资助额度。本项目资助的额度主要考虑以下几方面因素：
（一）会议等级、影响力；
（二）论文宣读情况、论文录用情况、论文获奖情况；
（三）体现论文价值的其它情况，如论文作为特邀报告或主题报告宣读；
（四）会后的总结报告及交流分享情况。
资助范围及额度将根据上述情况及专家审议结果，择优分等级资助。若会议主办方已提供往返交通费等方面资助，则已获资助的资费项目学校不再予以重复资助。
参加国内举办的国际会议，每人最高资助额不超过2000元人民币；参加国（境）外（含港、澳、台地区）举办的国际会议，每人最高资助额不超过8000元人民币。
第四章 材料递交及审批程序
第六条 受理时间。研究生院（筹）培养办常年（工作日）接受申请，每学年集中两次进行评审资助。具体安排如下：
每学期教学周第15周的周五前截止受理，第16-17周组织专家组评审，第18周公示报批。具体时间以当学期校历为准。
第七条 材料递交。申请人最迟需在国际学术会议召开前二周向研究生院（筹）培养办提交如下材料：
（一）《上海外国语大学研究生国际学术会议参会资助申请表》（附件1）。
（二）会议正式征文通知（Final Call for Paper）。
（三）会议主办方出具的正式邀请函（原件交由研究生院（筹）审核，复印件留存）。
（四）论文录用证明（限论文获录用者，原件交由研究生院（筹）审核，复印件留存，如会议召开前不能提供，会议结束后务必补交）。
（五）会议日程安排或含日程安排情况的会议手册（如会议召开前不能提供，会议结束后务必补交）。
申请人须在会议结束后二周内（遇寒暑假及法定假日顺延）及时向研究生院（筹）培养办提交以下后续材料：
（一）会议日程安排（Final Program,含本人发言或报告的日程页复印件，会议前已提交但日程有变动请补交最新日程安排）；
（二）护照首页及标有出入境日期页面的复印件（针对境外参会人员）；
（三）参加国际会议的总结报告（纸质版和电子版，不得少于3000字）（附件2）；
（四）论文全文（纸质版和电子版，无论录用与否，均需提交）。
（五）参会获取的学术信息资料（原件或复印件，该项为辅助参考项）；
（六）参会情景照片若干张（电子版，该项为辅助参考项）；
（七）往返交通费、注册费、签证费等参会期间有关费用的使用凭证原件（背面须有导师及本人的签字，机票应附登机牌）
第八条 审批程序。
（一）申请人经本人导师审核同意后，将申请材料报送所在院（系、所、部）主管领导核准并签署意见，再报送研究生院（筹）培养办。
（二）研究生院（筹）培养办接受申请后，将邀请有关专家和管理部门领导组成评审专家组对申请项目进行评审。评审专家组根据申请人参会具体情况，参照项目资助实施办法决定是否资助，以及是否以全额、半额、旅费和其他单项费用予以资助。
（三）评定结果经学校内网上公示三天，若无异议，研究生院（筹）培养办上报主管校长审核批准并发放资金；若有异议，异议者需提交书面意见给研究生院（筹）培养办，经研究生院（筹）调查核实后报主管校长，并由研究生院（筹）培养办将处理结果反馈给相关异议者。
第五章 附则
第九条 受资助研究生有积极配合交流汇报参会情况的义务。
第十条 本办法自2012年10月16日起试行。
第十一条 学校授权研究生院（筹）对本办法进行解释。
附件：
附件1：上海外国语大学研究生国际学术会议参会资助申请表.doc
附件2：上海外国语大学研究生国际学术会议参会总结报告书.doc